Procedura de evaluare şi recenzare („peer review”)

            Orice material primit prin email ajunge, întâi de toate, la secretarul de redacţie care, în cel mai scurt timp cu putinţă, confirmă primirea lui.  Materialul ajunge apoi la membrii interni ai consiliului ştiinţific al editurii care decid dacă poate face obiectul unei publicaţii sau nu. Dacă această decizie preliminară este da, se continuă procedura de evaluare a materialului. Autorul este informat de rezultatul deciziei, indiferent dacă este vorba de un da preliminar sau de o respingere.

            Nu toate materialele trec prin procedura aceasta întrucât editura publică şi cataloage de colecţie sau lucrări realizate de persoane din interiorul muzeului de care aparţine, singure sau în colaborare. În această situaţie, verificarea preliminară este realizată, periodic, pe tot parcursul realizării materialului. În plus, în astfel de situaţii, se solicită publicarea prealabilă a unor fragmente în reviste de specialitate, inclusiv în revista Danubius, a Editurii Muzeului de Istorie Galaţi.

            În cazul ambelor categorii, atât cea a autorilor interni cât şi cea a autorilor externi care au primit acordul prealabil, se trece la evaluarea lucrărilor de către recenzori specializaţi. Editura are un cerc de recenzori la care se apelează cu predilecţie însă adeseori este nevoie să fie contactate şi alte persoane, în cazul unor propuneri care depăşesc zona de competenţă a colegiului permanent. Consiliul ştiinţific este cel care decide căror recenzori va fi trimisă fiecare lucrare. Se încearcă, pe cât posibil, utilizarea sistemului blind peer-review. În unele situaţii, mai ales în cazul celor de istorie locală, este destul de greu de ascuns identitatea autorului, care, de reguă, îşi face cunoscută intenţia de a scrie o anumită lucrare mediului ştiinţific local, de unde, evident, este selectat şi recenzorul.

            De regulă, o lucrare se trimite la doi recenzori, excepţie făcând situaţia în care autorul vine deja cu recomandarea unei personalităţi din domeniu (când se poate trimite unui singur recenzor ales de editură, pentru confirmare). În cazul în care evaluările recenzorilor nu concordă, se apelează la o parte terţă, decisivă.

            Decizia privind publicarea este anunţată autorului iar, dacă aceasta este favorabilă, i se comunică laolaltă cu propunerile de îmbunătăţire.

            Secretarul de redacţie realizează şi el o evaluare formală a materialului, verificând în special sistemul referinţelor, cel al despărţirilor în capitole, subcapitole şi secţiuni, legendele ilustraţiilor, corectitudinea formatărilor şi a stilurilor de redactare, mai ales în cazul tabelelor şi imaginilor inserate. Sistemul de referinţe pentru care optează autorul trebuie utilizat în mod constant şi conform normelor sale specifice pe toată întinderea lucrării. Nu se admite folosirea a mai multor sisteme în aceeaşi lucrare, chiar dacă este vorba de un volum colectiv. Remarcile i se trimit autorului, cu eventualele propuneri de redresare.

            Lucrarea retrimisă de autor, în formă finală, este verificată întâi de toate de secretarul de redacţie, sub aspect formal. Ulterior, un membru al consiliului ştiinţific intern verifică modificările de conţinut. Autorului i se solicită să marcheze în mod distinct noile intervenţii pe text, exceptând modificările ortografice. Operaţiunile de îmbunătăţire a conţinutului, dacă au fost considerate drept absolut necesare, sunt date spre validare recenzorului care le-a propus. Se apelează la recenzor şi în situaţia în care modificările depăşesc competenţele de verificare ale membrilor din consiliul ştiinţific intern. Uneori, autorul şi recenzorul sunt puşi în legătură pentru a facilita comunicarea dintre ei şi, implicit, operaţiunea de îmbunătăţire a materialului.

            Odată ce se ajunge la un consens şi lucrarea dobândeşte o formă finală din punct de vedere ştiinţific, manuscrisul ajunge la secretarul de redacţie care îl redirecţionează către un redactor. Nu întotdeauna redactorul este o persoană din interiorul editurii, fiind în derulare şi o colaborare cu un fost cadru universitar din domeniul Litere, la care se apelează uneori în acest scop. Redactorul operează modificările de limbă necesare, folosindu-se de funcţia Track Changes. Manuscrisul corectat i se transmite autorului, spre validare.

            Formatul lucrării este, de regulă, decis de editură, autorul putând să îşi exprime preferinţa pentru anumite fonturi şi formatări. Coperta se realizează tot prin comun acord între autor şi editură.